5 Cara untuk Melacak Kehadiran Karyawan4 min read

Reading Time: 3 minutes

Melacak kehadiran karyawan penting bagi setiap organisasi karena berbagai alasan. Data terkini sangat penting untuk keperluan pemrosesan penggajian secara efisien, mengakses pengoptimalan waktu selama jam kerja dan menghitung cuti tahunan karyawan.

Perusahaan yang tidak melacak waktu sering mendapati diri mereka tidak dapat memperhitungkan jumlah waktu untuk proyek atau tugas tertentu, sehingga menyulitkan penghitungan ROI secara efektif. Ketika karyawan Anda melacak bagaimana mereka menggunakan waktu mereka, ini membuka jalan untuk penetapan biaya dan proyeksi proyek yang mudah sambil memberi Anda wawasan tentang biaya proyek. Selain itu, pelacakan waktu meningkatkan dukungan pelanggan karena Anda dapat menentukan tanggal pengiriman dengan lebih baik dengan perkiraan yang akurat. Berikut adalah 5 metode yang umum untuk melacak kehadiran karyawan:

1. Jurnal atau lembar kerja

Jurnal tulisan tangan atau timesheets kertas telah dipraktikkan sejak awal pembuatan kertas kerja. Ini mungkin mengejutkan bagi sebagian orang, tetapi saat ini perusahaan masih melacak waktu dan kehadiran karyawan mereka secara manual. Ini adalah metode yang disukai perusahaan kecil (pikirkan tim yang terdiri dari 10 orang atau kurang) yang hanya memiliki satu manajer yang mengawasi jadwal semua karyawan.

Namun, metode tradisional seperti itu bisa sangat tidak efisien dan tidak membuahkan hasil di tempat kerja modern. Pertama, karena staf wajib menyimpan catatan manual tentang apa yang mereka lakukan, mereka akan merasa berkewajiban untuk membuat sesuatu untuk mengisi formulir demi mengisinya. Meskipun melakukannya benar-benar membuang-buang waktu bagi karyawan, pengusaha akan dirugikan karena kemungkinan pelacakan waktu yang tidak jujur. Kedua, memproses lembar waktu kertas secara manual sangat membosankan dan menghabiskan banyak waktu yang dapat dihemat dengan menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu otomatis.

2. GPS

Organisasi yang mengelola tenaga kerja lapangan, seperti penjualan lapangan serta pengiriman dan pengiriman, dapat menggunakan GPS untuk pencatatan waktu. Dengan melakukan hal itu, departemen SDM dapat mengumpulkan jam kerja karyawan yang dapat terbayar dengan catatan kehadiran di lokasi kerja zero-touch yang terintegrasi dengan sistem penggajian standar. Beberapa manfaat nyata dari Global Positioning System (GPS) termasuk kemampuan untuk mengelola karyawan secara real-time dengan informasi lokasi dan peringatan aktivitas. Sebagian besar perangkat lunak pelacakan GPS terlengkapi dengan fitur tambahan seperti olahpesan dan panggilan push-to-talk.

Kelemahan khusus dari penggunaan GPS adalah kekhawatiran karyawan atas privasi pribadi. Menurut Forebes.com, gugatan yang diajukan di California pada 2015 menimbulkan pertanyaan bagi perusahaan yang melacak karyawan mereka dengan GPS. Kasus ini muncul setelah seorang eksekutif penjualan menemukan bahwa majikannya melacak pergerakannya terlepas dari apakah dia sedang atau tidak bekerja. Oleh karena itu, pengelola sistem GPS harus mematuhi batasan dan tidak menyalahgunakan wewenang yang dipercayakan kepada mereka.

3. Sistem yang terintegrasi

Menggunakan fingerprints

Sistem biometrik telah lama bermanfaat untuk tujuan keamanan dan pelacakan kehadiran karena tidak mungkin untuk menyalin jari atau sidik jari. Beberapa terminal biometrik bahkan mungkin memiliki kemampuan untuk mengenali bentuk dan ukuran tangan. Menggunakan sistem seperti itu dapat membantu perusahaan memastikan bahwa karyawan benar-benar hadir saat mereka masuk dan keluar dari pekerjaan.

Selama bertahun-tahun, teknologi ini tidak hanya terbatas pada tangan dan jari; ada beberapa teknologi yang memiliki kemampuan untuk memindai iris mata seseorang untuk mengenali individu tersebut. Selain itu, ada beberapa terminal biometrik di pasar yang dapat menggambarkan bentuk wajah unik seseorang dan menggunakannya untuk memungkinkan karyawan mengakses fitur di terminal.

Aplikasi Adakerja

Adakerja dapat membantu anda khususnya manajemen dalam membuat laporan absensi karyawan otomatis tanpa harus melakukannya secara manual dan memakan waktu. Selain hal tersebut merupakan hal yang penting seperti yang telah terjabar sebelumnya. Hal ini juga akan membuat perusahaan bekerja secara lebih efektif dan efisien. Berikut adalah cuplikan tentang bagaimana adakerja dapat membantu dalam hal laporan absensi karyawan.

Melakukan pelaporan kerja yang manual akan memakan waktu. Selain hal tersebut berpengaruh terhadap keputusan manajemen. Hal ini juga akan membuat perusahaan lebih mudah dalam melakukan penggajian. Sebuah solusi yang memberikan dampak positif baik dari sisi perusahaan maupun karyawan itu sendiri. Kalau ada cara otomatis kenapa harus manual? Kalau ada cara yang efektif kenapa harus menghabiskan waktu yang sebenarnya dapat dialokasikan untuk hal yang lebih penting.

4. Pemindai wajah

Teknologi yang lebih canggih yang menghilangkan ‘buddy punching’ dan jam bayangan adalah pemindaian wajah. Dengan antarmuka yang sangat mudah, perangkat lunak tablet mampu mencetak laporan dengan cepat. Pengusaha dapat melacak jam kerja karyawan mereka dengan cara yang tidak mencolok. Selain itu, proses penggajian menjadi lebih sederhana dengan teknologi canggih ini.

Singkatnya, seiring kemajuan teknologi, kami mendapat manfaat dalam hal pelacakan kehadiran karyawan dengan banyaknya perangkat lunak pelacak waktu di pasar. Pengusaha dapat mengalokasikan sumber daya secara optimal dan efisien dengan pemahaman yang akurat tentang jam kerja karyawan.