Menciptakan Komunikasi Tim yang Efektif5 min read

Reading Time: 4 minutes

Komunikasi dalam tim merupakan hal yang sangat penting dan telah menjadi pusat masalah dalam kasus-kasus besar di dalam sebuah perusahaan. Sebagai manusia yang merupakan makhluk sosial, kita selalu dihadapkan pada pekerjaan yang menuntut kerjasama serta komunikasi yang baik dalam kelompok. Komunikasi tim juga merupakan fondasi dari kolaborasi tim yang baik. Untuk bekerja bersama-sama, kita harus berkomunikasi. Lalu, untuk bekerja bersama dengan baik, kita harus memiliki komunikasi tim yang efektif dan efisien.

Sangat penting mengetahui berbagai gaya komunikasi yang digunakan oleh masing-masing orang yang bekerja dalam group. Memahami dan mengerti gaya komunikasi adalah salah satu kunci dari keberhasilan menciptakan komunikasi tim yang efektif. Sebelum jauh membahas masalah dan solusi dari komunikasi tim sendiri, mengetahui gaya komunikasi setiap anggota group adalah hal yang penting.

Tipe Komunikasi

Komunikasi pada dasarnya terbagi menjadi tipe, yaitu komunikasi verbal dan tertulis. Tidak hanya itu, dari kedua tipe komunikasi tersebut bahkan ada banyak lagi sub atau penjelasan terkait dari masing-masing tipe. Komunikasi verbal adalah komunikasi yang dilakukan secara langsung dari dua atau lebih orang di dalam group. Team meeting, one-on-one interaction, water-cooler conversation adalah beberapa contoh dari masih banyak lagi komunikasi verbal dalam tim. Sedangkan, komunikasi tertulis adalah komunikasi yang dilakukan secara tidak langsung, seperti dokumentasi tertulis, team chat, dokumen elektronik, email dan lainnya. Di dalam kasus ini, tidak ada pengecualian tipe komunikasi yang harus dan tidak harus ditingkatkan menuju efektif. Semua tipe akan berdampak besar pada perkembangan dan kemajuan dari tim tersebut.

Gaya Komunikasi

Ada beberapa gaya komunikasi yang dapat kita pahami untuk mengetahui cara berkomunikasi dengan setiap orang di dalam tim. Salah satu model komunikasi populer yang memberikan gambaran logika mendasar dalam komunikasi dikembangkan oleh DiSC Assasement. Dalam hal ini, DiSC membagi gaya komunikasi dalam empat gaya komunikasi utama. Antara lain adalah Dominance, Influence, Steadiness dan Conscientiousness.

Dominance adalah gaya komunikasi bagi orang yang menitikberatkan pada hasil yang dicapai dan gamblang, biasanya orang bertipe ini memiliki karakter untuk melihat jauh kedepan dan berkomunikasi langsung ke inti tanpa basa-basi. Influence adalah orang yang berkomunikasi dengan menunjukan ketertarikan dan emosi, orang dalam tipe ini cenderung optimis dan jangan mengabaikan orang bertipe ini. Sedangkan steadiness adalah gaya komunikasi yang santai dan cenderung tidak memihak, biasanya orang dengan gaya komunikasi seperti ini akan menerapkan pendekatan yang tenang dan melakukan hal-hal yang suportif. Terakhir adalah conscientiousness yang merupakan gaya komunikasi yang berdasar atau fundamental. Biasanya orang dengan tipe gaya komunikasi seperti ini cenderung takut merasa salah atau menjadi objek kesalahan.

Memulai dari tim dan diri sendiri

Setelah mengetahui dan mempelajari gaya-gaya komunikasi dari setiap anggota tim, tiba saatnya untuk kita untuk mengidentifikasi masalah dan mencari solusi dari permasalahan komunikasi dalam tim. Mengidentifikasi masalah adalah hal yang pertama dalam proses menuju komunikasi tim yang efektif. Hal tersebut dapat kita mulai dengan menulis setiap masalah yang kita hadapi dalam komunikasi. Kita dapat melakukan hal ini sendiri, namun akan lebih efektif jika duduk bersama mendiskusikan permasalahan bersama tim itu sendiri.

Pertama, kita dapat mengevaluasi diri kita sendiri. Bertanya kepada diri sendiri dan tim. Jika kita berada di posisi paling atas di hirarki kepemimpinan atau semacamnya, sangat penting sekali melakukan evaluasi diri rutin terutama dalam hal komunikasi demi tercapainya kemajuan dari yang kita harapkan. Kita dapat memulai dengan bertanya kepada anggota tim apakah kekurangan yang mereka dapati dari cara kita berkomunikasi. Baik itu penyampaian yang kurang jelas, inti permasalahan yang kurang tersampaikan atau lain sebagainya.

Setelah kita melakukan evaluasi diri kita sendiri, kita dapat memulai dengan anggota tim yang lainnya. Bahkan dapat mengevaluasi tim secara garis besar. Mulailah bertanya apakah memang tim kita selama ini bermasalah. Hal tersebut dapat ditimbulkan oleh permasalahan personal dari masing-masing anggota tim yang belum terselesaikan, kurang terbukanya masing-masing anggota, atau hal lainnya. Buatlah satu forum yang rutin baik perbulan, caturwulan atau rentang waktu yang dapat menyesuaikan. Hal ini akan membantu kita untuk mengetahui masalah dari masing-masing personal kepada yang lainnya di dalam tim tersebut.

Menuju komunikasi tim yang efektif

Selanjutnya adalah tipe komunikasi itu sendiri, itulah mengapa kita membahas tipe komunikasi lebih awal. Ada banyak sekali orang yang terkadang kurang nyaman dengan tipe komunikasi verbal, namun cenderung akan lebih efektif jika melakukannya dengan cara yang tertulis atau tidak langsung. Masalah ini sangat penting, karena ketidaknyamanan dalam komunikasi berdampak besar pada efektivitas dan produktivitas group itu sendiri. Mulailah bertanya kepada anggota tim lainnya tentang tipe komunikasi seperti apa yang mereka merasa nyaman untuk digunakan. Berusahalah untuk memenuhi dan mengakomodasi kebutuhan komunikasi dari masing-masing anggota tim.

Terakhir adalah masalah budaya komunikasi. Kita tidak dapat menuntut untuk masing-masing orang berasal dari satu budaya komunikasi yang seragam. Menyesuaikan budaya komunikasi dari masing-masing anggota tim adalah hal yang juga penting. Terkadang beberapa orang punya budaya komunikasi yang sudah tertanam dari mereka lahir. Budaya geografis, keluarga, pendidikan dan hal yang lainnya juga mempegaruhi hal tersebut. Hindari masalah ketersinggungan atas budaya komunikasi mereka yang terkesan berbeda dari mayoritas anggota lainnya dalam tim. Kembali lagi, karena masalah yang kita hadapi adalah masalah dalam komunikasi maka berkomunikasi, berdiskusi dan hal yang menyangkut hal tersebut adalah solusi terbaik dari setiap masalah komunikasi yang kita hadapi.

Berkomunikasi dengan efektif

Komunikasi tim bukanlah aspek mandiri tanpa adanya hal lain yang menopangnya. Permasalahan ini adalah fondasi praktis untuk kerjasama dalam tim yang menuntut pembelajaran dan pengertian dari waktu ke waktu. Komunikasi tim juga bukan hal matematis yang dapat menghasilkan jawaban yang terpaku dan selalu sama. Kita membutuhkan banyak percobaan serta evaluasi demi mencapai komunikasi tim yang baik. Berikut adalah beberapa hal yang harus kita garis bawahi berdasarkan apa yang sudah kita bahas sebelumnya. Antara lain adalah memilih format dan saluran komunikasi tim yang tepat, memilih dan mencoba gaya komunikasi yang tepat, menghadapi masalah komunikasi langsung dan tidak langsung, dan yang terpenting adalah mencari solusi dengan cara berkomunikasi seperti diskusi dan hal lainnya demi mencapai kerjasama tim yang efektif. Karena sejatinya komunikasi tim yang efektif menghadirkan kerjasama tim yang baik dan juga berarti kemajuan serta pencapaian tujuan yang lebih terukur.